Regulamin

I. REJESTRACJA

1. Rejestracja osób na konferencję odbywa się wyłącznie w okresie 19.04 - 11.09.2010r. przez wypełnienie on-line formularza zgłoszeniowego zamieszczonego na stronie www.iatefl.org.pl - link "register online". Instrukcja pomocnicza rejestracji w j. polskim i angielskim znajduje się na tej samej stronie. Przy rejestracji po dniu 31.07.2010r. organizator nie gwarantuje otrzymania pakietu konferencyjnego i dostępności wszystkich opcji uczestnictwa, w tym noclegu czy udziału w Evening Entertainment. Rejestracja w trakcie konferencji nie jest możliwa, można jedynie dokonać płatności za wcześniej zarejestrowanego uczestnika po uzgodnieniu z organizatorem.

2. Datą wiążącą określającą wysokość opłaty rejestracyjnej (tak członkowskiej jak i opłaty nie-członków) jest data wpłaty/wpływu dokonanego przelewu na rachunek IATEFL. W przypadku wcześniejszej rejestracji i dokonania przelewu w kolejnym przedziale czasowym, określonym przez organizatora w formularzu zgłoszeniowym, uczestnik zobowiązuje się do uregulowania opłaty obowiązującej już w danym przedziale czasowym (early < late), a w przypadku omyłkowo dokonanej, niższej wpłaty - do dopłaty różnicy (Tablica nr 1).

Tablica nr 1

REJESTRACJA	Wczesna (płatność do 20.06.2010)	Późna (płatność do 31.07.2010)	Płatność na miejscu (rejestracja do 11.09.2010)
Członkowie IATEFL	260 PLN	320 PLN	420 PLN
Nie-członkowie IATEFL	320 PLN	380 PLN	420 PLN
Wystawcy	260 PLN	320 PLN	420 PLN

3. Osoby biorące udział w konferencji można podzielić na:

• prezenterów (speakers),
• osoby delegowane do obsługi stoisk (exhibitors),
• oraz uczestników (participants).

Podział ten wpływa na cenę wpisowego, rodzaj uprawnień oraz rodzaj/kolor identyfikatora. Wystawca np. nie jest upoważniony do udziału w wykładach, uiszcza także niższe wpisowe pozbawione opłaty członkowskiej na przyszły rok (stąd niższa opłata rejestracyjna w formularzu zgłoszeniowym). Zarejestrowanie danej osoby w konkretny sposób jest wiążące i nie może ulec zmianie w trakcie trwania konferencji.

4. Po dokonaniu rejestracji on-line, na ostatniej stronie powinien pojawić się komunikat: "Rejestracja zakończona pomyślnie", potwierdzenie rejestracji powinno także w ciągu 24h dotrzeć na adres e-mail podany przez uczestnika w trakcie logowania. Brak któregoś z powyższych potwierdzeń może oznaczać, że rejestracja z powodu błędu sprzętowego lub na łączach internetowych - nie została dokonana.

OBOWIĄZEK WERYFIKACJI TEGO FAKTU SPOCZYWA NA UCZESTNIKU lub OSOBIE REJESTRUJĄCEJ GO.

5. Każdy uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w konferencji.

W zależności od terminu rezygnacji można uzyskać zwrot części kosztów uczestnictwa lub też nie otrzymać zwrotu w ogóle (Tablica nr 2). Rezygnacja wymaga powiadomienia e-mailem organizatora konferencji, a w przypadku należnego zwrotu, podania wszelkich danych do przelewu zwrotnego. Koszty poniesione z tytułu noclegu w hotelu nie należą do rozliczeń organizatora (pkt. 19).

Tablica nr 2

Odwołanie rejestracji	Zwrot kosztów uczestnictwa
Przed 22.08.2010	80% opłaty rejestracyjnej
Po 22.08.2010	nie dokonujemy zwrotów

II. PŁATNOŚCI I RACHUNKI

6. Drugim etapem rejestracji jest dokonanie wpłaty w terminie zadeklarowanym podczas rejestracji. Na konferencję należy zabrać ze sobą potwierdzenie dokonania wpłaty lub wcześniej potwierdzić e-mailowo fakt jej dokonania organizatorom w Bydgoszczy.

7. "Tytuł wpłaty" powinien być zwięzły i zawierać najważniejsze informacje: przede wszystkim imię i nazwisko uczestnika/ków oraz w miarę możliwości także "wpisowe lub/i obiady lub/i śniadania lub/i Evening Ent. lub/i nocleg DS1". Tekst "19. Konferencja Nauczycieli Języka Angielskiego w Bydgoszczy w dniach 17-19.09.2010r., udział Pani/Pana" jest zbędny. W przypadku większej liczby uczestników i zróżnicowanego zamówienia na noclegi/posiłki konieczna jest korespondencja e-mailowa z organizatorem w celu przekazania nazwisk delegowanych osób oraz szczegółów zamówienia.

8. W celu umożliwienia organizatorom identyfikacji wpłaty w przypadku niejasności konieczne jest podanie dokładnej daty dokonania przelewu oraz tytułu wpłaty. Bez nich, przy tak dużej ilości wpłat, odnalezienie płatności jest niemożliwe.

9. Rachunki wystawiane są na podstawie danych określonych przez uczestnika w formularzu on-line (zarówno to, co uczestnik zamawia, jak i na kogo wystawić rachunek). Informacja, czego i kogo dany rachunek dotyczy dopisywana jest automatycznie przez system, nie należy, więc dopisywać swojego nazwiska przy nazwie firmy, chyba, że w tej nazwie widnieje nazwisko uczestnika.

10. Każdy uczestnik otrzymuje w pakiecie konferencyjnym rachunek. Obowiązek sprawdzenia zawartości pakietu konferencyjnego spoczywa na uczestniku. W przypadku braku rachunku, należy zgłosić problem do Biura Konferencji.

11. W przypadku rachunku za więcej niż 5 osób dla jednej firmy istnieje możliwość wystawienia jednego rachunku łącznego. Możliwe jest także rozbicie opłat konferencyjnych jednego uczestnika na 2 instytucje. Zawsze wymaga to jednak korespondencji e-mailowej z organizatorem konferencji z podaniem pełnych danych firm (nazwa, adres, NIP).

12. WSZELKIE ZMIANY W RACHUNKACH, WYSTAWIANIE DUPLIKATÓW itp. MOŻLIWE JEST DO 31.10.2010r. włącznie. PÓŹNIEJSZE ZMIANY PO TYM TERMINIE ABSOLUTNIE NIE BĘDĄ REALIZOWANE!!! (doświadczenie roku 2007 i 2008 zmusiło organizatorów do podjęcia takiej decyzji)

III. OBECNOŚĆ PODCZAS KONFERENCJI

13. Każdy uczestnik ma obowiązek zgłosić się do działającego w dniach 17-19.09.2010r. "registration desk". Bez tego udział w konferencji jest niemożliwy.

14. Materiały konferencyjne przeznaczone dla każdego uczestnika konferencji są do odebrania już podczas jej trwania, w momencie zgłoszenia swojej obecności. Pakiet konferencyjny zawiera identyfikator, zaświadczenie uczestnictwa, rachunek oraz ewentualnie talony na posiłki i Evening Entertainment. Pozostałe elementy pakietu konferencyjnego leżą w gestii sponsorów.

Niemożność odebrania pakietu przy "registration desk", oznacza najczęściej nieścisłość związaną z różnicą między Państwa zamówieniem a dokonaną płatnością. Wówczas konieczna jest wizyta w Biurze Konferencji. Przestrzeganie niniejszego regulaminu gwarantuje jednak bezproblemową rejestrację w ciągu kilku minut.

15. Posiadanie WŁASNEGO identyfikatora jest niezbędne do uczestnictwa w konferencji. Żaden uczestnik nie ma prawa przekazywania własnego identyfikatora osobom postronnym.

IV. NOCLEGI

16. Zamówienie noclegów w Domu Studenckim odbywa się przez formularz on-line. Płatność za nocleg w akademikach regulowana jest jak opłata za wpisowe czy posiłki - na rachunek IATEFL. Bez wcześniejszego uregulowania opłaty za nocleg zakwaterowanie w akademiku jest niemożliwe, stąd konieczność wcześniejszej wizyty w Biurze Konferencji.

17. Noclegi w Domu Studenckim nie oznaczają wyłączności dla uczestników konferencji w zamieszkiwaniu akademików, służą one, bowiem spełnieniu potrzeb kwaterunkowych studentów. WSG Bydgoszcz nie bierze odpowiedzialności za ewentualne zakłócanie ciszy nocnej. W wypadkach skrajnych zawsze istnieje możliwość zmiany pokoju.

18. Noclegi w akademikach dotyczą głównie pokoi dwuosobowych. W przypadku wybrania opcji pokoju dwuosobowego, niepodanie osoby towarzyszącej, spowoduje automatycznie losowy dobór współlokatora z uwzględnieniem tej samej płci.

19. Zamówienie noclegów w hotelach odbywa się bez udziału organizatora. Na hasło "IATEFL" obowiązują stawki wynegocjowane przez organizatora, jednak zamówienie noclegu w hotelu leży w gestii uczestnika, a płatność dokonywana jest na rachunek hotelu!!! WSG Bydgoszcz nie bierze jakiejkolwiek odpowiedzialności za tę czynność.

V. SPEAKERS

20. Obowiązkiem speakera jest zgłoszenie propozycji udziału do dnia 20.06.2010r. zgodnie z wytycznymi formularza on-line dla speakerów. Dotyczy to zarówno tematu, streszczenia wykładu oraz danych o sobie, jak i informacji o wszelkich wymaganiach sprzętowych typu np. projektor multimedialny (Tablica nr 3). Niezachowanie terminu zgłoszenia powyższych informacji powoduje brak możliwości ich realizacji, zwłaszcza w dniach konferencji!!! LAPTOP jest urządzeniem osobistym, którego organizator nie zapewnia.

21. W pierwszym tygodniu września, a do dnia 11.09.2010r., speaker zobowiązany jest raz jeszcze potwierdzić swój udział w konferencji IATEFL. Każdy speaker ma obowiązek dokonania zwykłej rejestracji poprzez wypełnienie formularza rejetracji on-line, niezależnie od wypełnienia formularza dla speakerów. Jest to warunek konieczny do uczestnictwa w konferencji.

Tablica nr 3 (Speakers)

Czynność	Termin
Zgłaszanie on-line prezentacji i wymagań sprzętowych speakera	do 20.06.2010
Rejestracja (zwykła) dla speakera	do 20.06.2010

VI. WYSTAWCY / REKLAMODAWCY

22. Obowiązkiem wystawcy jest zgłoszenie zainteresowania określoną powierzchnią wystawienniczą do dnia 20.06.2010r. zgodnie z wytycznymi formularza on-line dla wystawców (Tablica nr 4).

23. Wynajęte stoisko przeznaczone jest wyłącznie dla wystawcy, który zgłosił swój udział w formularzu exhibitors.

24. Przygotowanie stoiska może zostać rozpoczęte od godz. 8.oo w dniu 17.09.2010r. W przypadku firm preferujących zabudowę stałą, gdzie czas jej budowy jest znaczny, wcześniejszy czas wejścia ekipy budowlanej musi zostać uzgodniony z organizatorem.

25. Miejsce zajęte przez wystawcę ma określony wcześniej wymiar, numer i lokalizację, której w żadnym wypadku nie można zmieniać. Czas budowy i rozbudowy stoiska określa właściwy formularz. Zapotrzebowanie na prąd i inne media oraz ławki i krzesła określone w formularzu zgłoszeniowym muszą zostać podane w ściśle określonym terminie, a późniejsza ich zmiana jest niemożliwa (Tablica nr 4).

26. Każdy wystawca ma obowiązek dokonania zwykłej rejestracji poprzez wypełnienie formularza rejestracji on-line, niezależnie od wypełnienia formularza dla exhibitors. Jest to warunek konieczny do uczestnictwa w konferencji.

27. Każdy reklamodawca ma obowiązek przestrzegania terminów zgłoszenia poszczególnych form reklamy. Przysłanie materiałów do zamieszczenia w programie konferencji lub też wkładek do pakietów konferencyjnych po wyznaczonym terminie (Tablica nr 4) powoduje brak możliwości wykorzystania materiałów. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy firm przesyłkowych, kurierów ani sytuacje losowe. Datą wiążącą jest data dotarcia materiałów, a obowiązek weryfikacji spoczywa na reklamodawcy.

28. Każdy wystawca ma prawo do przechowywania w dniach 17-19.09.2010r. materiałów promocyjnych, pozycji książkowych i innych, w pomieszczeniu do tego przeznaczonym. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przechowywane materiały, a przede wszystkim za wysyłane przed i po konferencji materiały z przeznaczeniem na stoiska wystawowe, nie będące wkładem w pakiety konferencyjne wykorzystywane przez organizatorów. Transport powyższych rzeczy jest NIEMOŻLIWY i NIE LEŻY W GESTII ORGANIZATORA.

Tablica nr 4 (Wystawcy)

Czynność	Termin
Zgłoszenie stoiska wraz z wymaganiami	do 20.06.2010
Nadsyłanie reklam do zamieszczenia w programie konferencyjnym	do 01.07.2010
Zgłoszenia sponsorów	do 01.07.2010
Nadsyłanie materiałów/wkładek reklamowych do pakietów konferencyjnych	do 01.09.2010

VII. POSTANOWIENIA OGÓLNE

29. Gospodarzem 19. Konferencji IATEFL w dniach 17-19.09.2010r. jest Wyższa Szkoła Gospodarki w Bydgoszczy.

30. Każdy uczestnik ma obowiązek zapoznania się z niniejszym regulaminem i przestrzegania jego reguł. Uczestnictwo w konferencji IATEFL oznacza jego znajomość i akceptację.

31. Regulamin obowiązuje od dnia 01.04.2010r. do odwołania, organizator zastrzega sobie prawo jego zmiany. Wszelkie informacje dotyczące miejsca konferencji, adresów zakwaterowania, serwowania posiłków oraz wszystkich innych informacji związanych z 19. Konferencją IATEFL znajdują się na www.iatefl.org.pl w zakładce Bydgoszcz 2010.

W przypadku niejasności, pytań, problemów i zastrzeżeń z Państwa strony, prosimy o kontakt z organizatorem:
e- mail: conference2010@iatefl.org.pl
telefon: (0-52) 567-07-31 (Pn-Pt w godz. 8.30-12.00)
lub władzami IATEFL www.iatefl.org.pl